Proceso administrativo: Planeación.

Hace unos días, hablé del proceso administrativo y sus etapas, pero de una forma general, a partir de hoy lo haré respecto a cada una de estas.

Antes de iniciar cualquier acción administrativas, es necesario determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social, así como las condiciones futuras y los elementos imprescindibles para que éste funcione eficazmente. Esto solo se puede lograr a través de la planeación.

Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos, desperdicio de esfuerzos y de recursos, y una administración por demás fortuita e improvisada.

Por estas razones es que la planeación precede a las demás etapas, ya que planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. Establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación, y los buenos resultados no se logran por si mismos: es necesario planearlos con anterioridad.

Su definición consiste en la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.

Algunos fundamentos básicos que muestran su importancia son:

·        Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.

·        Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.

·        Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.

·        Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos.

·        Al establecer un esquema  o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.

·        La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa hacia donde se dirigen sus esfuerzos.

Cada etapa del proceso administrativo se rige por una serie de principios cuya aplicación es indispensable para lograr una administración racional. Para hacerlo de una forma eficiente es necesario tomar en cuenta estos principios: factibilidad, objetividad y cuantificación, flexibilidad, unidad, cambio de estrategias.

Los planes son el resultado del proceso de planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.

Los planes, en cuanto al periodo establecido para su realización, se pueden clasificar en: 

·        A) Corto plazo. Cuando se determinan para realizarse en un termino menor o igual a un año. Estos, a su vez, pueden ser:    

·        Inmediatos. Aquellos que se establecen hasta seis meses

·        Meditó. Se fijan para realizarse en un periodo mayor de seis meses, o menor de doce meses.

·        B) Mediano plazo. Su delimitación es por un periodo de uno a tres años.

·        C) Largo plazo. Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres años.

La planeación se clasifica en: estratégica, táctica o funcional y operativa.

La planeación es básica ya que es punto de partida y directriz primordial de toda actividad administrativa. Está integrada por las etapas siguientes: propósitos, investigación, premisas, objetivos, estrategias, políticas, programas, presupuestos, procedimientos, planes,

Para planear eficazmente es imprescindible valerse de herramientas que permitan al administrador, optimizar los recursos y lograr resultados eficientes.

La finalidad de las técnicas de la planeación es que el administrador que las utilice tome las decisiones más adecuadas de acuerdo a la situación específica del medio y de la organización en donde actúe; la complejidad de estas técnicas varia y su utilización dependerá de los recursos, tamaños y factores inherentes a cada una de las empresas.

Las técnicas auxiliares que facilitarán la toma de decisiones son:

-       Métodos cuantitativos. Investigación de operaciones. Método simplex, modelo de transporte, de asignación, redes (CPM, PERT, RAMPS), simulación, modelos de inventarios, algoritmo de Johnson, problema de ordenamiento, líneas de espera, teoría de juegos, arboles de decisión. Computarizados y manuales.

-       Técnicas de ingeniería económica. Valor presente, análisis de recuperación, punto de equilibrio, tasa interna de retorno.

-       Métodos cualitativos (técnicas heurísticas). Delfos, tormenta de ideas, técnicas de juego, grupos T, puntos fuertes y puntos débiles, oportunidades, riesgo y medios, cadena de fines y medios.

Espero sea de ayuda, si vas a iniciar una empresa (micro, pequeña o mediana) o si ya cuentas con una.