Desde siempre, el ser humano ha estado consiente de que la obtención de eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social; esta actividad corresponde a la etapa del proceso administrativo denominada organización.Una vez que se ha establecido lo que se quiere hacer, dicho de otra manera: los objetivos a alcanzar durante la etapa de planeación, será necesario determinar cómo hacerlo, qué medidas utilizar para lograr lo que se desea; esto solo es posible a través de la organización.
La palabra organización tiene tres acepciones: una etimológica que proviene del griego organón que significa instrumento; otra que se refiere a la organización como una entidad o grupo social; y otra más que se refiere a la organización como un proceso.
Si se analizan estos significados de puede concluir que, en esencia, las tres involucran la idea de una estructura, aunque con diferentes implicaciones; la organización es a la empresa lo que la estructura a un edificio en construcción, ya que establece la disposición y correlación de tareas que el grupo social debe llevar a cabo para lograr sus objetivos, proveyendo la estructura necesaria a fin de coordinar eficazmente los recursos.
La organización se puede definir como el establecimiento de la estructura necesarios para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:
1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desdeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional, se encuentran íntimamente relacionados, y son:
Del objetivo, especialización, jerarquía, paridad de autoridad y responsabilidad, unidad de mando, difusión, amplitud o tramo de control, de la coordinación y continuidad.
Las etapas de organización son: división del trabajo, es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la muro precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo. Para dividirlo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: Jerarquización, departamentalización (sus tipos: funcional, por productos, geográfica o por territorios, clientes, por procesos o equipo, secuencia)
Coordinación, nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea.
Los tipos de organización más usuales son: Lineal o militar, funcional o de Taylor, lineo-funcional, staff, por comités, matricial.
Técnicas de organización. Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Las principales son: organigramas, manuales, formato e índice de los manuales, manuales de organización, manuales departamentales, interdepartamentales, diagramas de procedimiento o de flujo, simbología, secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento, carta de distribución del trabajo o de actividades, formulación, análisis de puesto.
Esta es la segunda etapa dentro del proceso administrativo y como cualquiera de las otras tres es importante para el buen funcionamiento de una empresa o ente gubernamental.
Hace unos días hablé del proceso administrativo y sus etapas, pero de una forma general; a partir de hoy lo haré respecto a cada una de estas. Antes de iniciar cualquier acción administrativas, es necesario determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social, así como las condiciones futuras y los elementos imprescindibles para que éste funcione eficazmente. Esto solo se puede lograr a través de la planeación.
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. En su concepción más sencilla se puede definir éste como la administración en acción, o también como: el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.