Quien piensa que el escribir es algo sencillo
está muy lejos de la realidad. Si somos conscientes de que la redacción ha
de ser clara, pulcra, breve, concreta, metódica, correcta, cortés, considerada,
precisa y, sobre todo, que consiga el fin que nos proponemos, veremos que no es
tan fácil. Por ello, cuando hablamos o escribimos debemos cuidar todos y cada
uno de los elementos que la componen, por ende, no podemos soslayar la
importancia que tiene el cuidar nuestra redacción y nuestra
ortografía, pues ello da claridad al discurso.
Una de las comunicaciones más comunes en nuestro medio es la redacción administrativa. Y dentro de ésta la más importante
es la carta, que está
considerada como una conversación por escrito. Ante todo, tendremos en cuenta
que debemos adaptarnos a nuestro interlocutor. Aquí se impone este
sabio refrán: "Antes de hablar, piensa una vez; antes de escribir,
tres". No debemos olvidar que, pese a nuestra condición de autor, la carta
pertenece a quien la recibe y que puede hacer de ella el uso que estime
oportuno.
Es por ello por lo que ponemos a su disposición, amables lectores, este manual de ortografía y redacción, el cual está concebido para que
adquiera habilidades en su labor escritora. Sin embargo, es imprescindible
que no olvide que la única forma de aprender a escribir es escribiendo, y la
única forma de aprender a leer es leyendo.
Adelante pues, espero que al finalizar este texto haya logrado
comprender la importancia que tiene dominar las normas de
ortografía (acentuación, puntuación, uso adecuado de las mayúsculas). Y además,
que se decida a redactar escritos donde prevalezca la claridad, la unidad y la
coherencia.
Al escribir, mucha gente intenta impresionar, para ello utiliza frases
largas y complicadas. De hecho, estas oraciones no impresionan en absoluto,
sino todo lo contrario. Tus lectores no están para ponerte nota, intentan
decidir si la idea o el producto que les propones les interesa. Desean que la
lectura sea fácil y directa, para así poder concentrarse en el contenido, en
vez del estilo.
En esto reside el secreto de una buena redacción: conseguir una
propuesta sencilla y fácil de leer. Tus lectores buscan que el mensaje sea
claro y sencillo. No les impresionarás con una redacción "brillante".
No olvides que si utilizas frases cortas y sencillas, te estarán profundamente
agradecidos.
Por regla general, si no
empleas una palabra en tu lenguaje diario, no la uses en la propuesta. Si no acostumbras
a decir: "Permítame que llame su atención sobre el punto antes
citado..." no lo escribas. Simplemente inicia con un: "Como ya he
mencionado antes..."
Por lo tanto la primera regla de una buena
redacción es escribir de forma sencilla:
-Párrafos cortos
-Frases cortas
-Palabras cortas
-Párrafos cortos
-Frases cortas
-Palabras cortas
La carta:
- Es una conversación por escrito.
-
Es como una tarjeta de presentación.
-
Es la más importante de todos los documentos escritos.
-
Contribuye a la buena marcha de los negocios.
-
Sirve para fortalecer de las relaciones administrativas y profesionales.
-
La carta comercial no sólo constituye el medio más eficaz y el más
usado, sino que también una prolongación de la empresa o
agencia, cuyo nombre y prestigio llega hasta los lugares más remotos.
-
La correspondencia comercial tiene su propia personalidad: "su modo
de decir".
- El carácter predominante de esa personalidad
es el mismo que caracteriza al comercio, es decir, el sentido de lo
útil. Ha de cuidarse su estilo para conseguir una perfecta comunicación.
-
El objetivo básico de una carta comercial es conseguir una reacción positiva
en el destinatario para hacerlo reaccionar favorable o desfavorablemente hacia
quien la escribió. Por tal motivo, en su redacción deben observarse las
características que exponemos a continuación:
Una carta es clara cuando es de fácil comprensión; es decir, cuando el
mensaje penetra sin dificultad en la mente del destinatario.
La claridad
puede lograrse:
- Expresándote mediante frases cortas.
- Estar pendiente, a medida que
escribes, del comienzo de la frase para continuarla con la correspondiente
concordancia, especialmente con el uso de los tiempos verbales.
- Evitar vocablos ambiguos.
- No abusar del pronombre.
- Desterrar los gerundios.
- Evitar el exceso de adjetivos.
- Pensar despacio para escribir deprisa.
- Evitar las expresiones incompletas, el uso de
palabras superfluas e innecesarias.
- Evitar el empleo de circunloquios o rodeos de
palabras.
- Desterrar los vocablos "gastados,
manoseados".
Concisión
Cada frase que se escriba debe contener ideas claras y precisas.
Si se quiere que el destinatario lea con agrado la carta, no deben usarse dos o
tres palabras cuando éstas puedan ser remplazadas por una. La oración
puede ser más larga o más corta; pero, siempre concisa. Concisa no
quiere decir que sea breve. Concisión es la expresión de los conceptos
con la menor cantidad de palabras posibles y con la mayor exactitud.
Si quieres lograr concisión:
- Revisa lo
que escribes.
- Elimina las
expresiones inútiles.
- Evita
la repetición de ideas.
- No anuncies
lo que vas a decir: Dilo.
- No te
pierdas en detalles, anda directamente al asunto.
- Evita el lenguaje telegráfico, el laconismo, la
excesiva literatura, la vaguedad y las aclaraciones inútiles.
Sencillez y
naturalidad
La redacción moderna, en general, se caracteriza por la llaneza o
ausencia de afectación. Esto implica un acercamiento lógico a la naturalidad
propia de la conversación, aunque con las limitaciones inherentes al lenguaje
escrito.
Coherencia
En una carta comercial, la coherencia es la forma delicada de expresar
una idea en determinado momento. Una carta debe contener los elementos de
información necesarios para no dar ocasión a conjeturas y dificultades.
Tan esencial es la exactitud en la correspondencia comercial, que muchas
ventas, convenios y operaciones distintas se malogran por la imprecisión,
vaguedad y confusión de lo expuesto en cartas y documentos.
Las siguientes fórmulas manoseadas deben desaparecer de sus cartas:
-
Agradeciéndole por anticipado; Agradeciéndole de antemano la atención que ésta
le merezca y dándole las gracias por todo.
- Esperamos sus
prontas noticias
-Aprovechamos
la ocasión
- Quedamos a su
disposición
- En espera de
- Quedo de
usted
- Muy señores
nuestros
- Con nuestra
consideración, quedo de usted...
- Sin más por
el momento,
- Quedo atento
y seguro servidor
- Esperando su
pronta respuesta
- La presente
tiene por objeto
- Confirmándole
- Le suplicamos
- Se sirva
notificarnos
- A la mayor
brevedad posible
- De orden del
señor
- Damos
respuesta
- Se reitera de usted su atento y afectísimo...
- Rogándoles
- Les
anunciamos
- Nos
reiteramos gustosos
- Nos
permitimos
- A la espera
- Habiendo
tenido conocimiento
- Sin otro
particular
- Sean mis
primeras líneas portadoras de un cordial saludo, deseándole éxito en sus
delicadas funciones.
- La presente
es para saludarlo a usted y su familia, deseándole éxitos.
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