Quizá no te hayas parado a pensar que, a veces, no hay tanta diferencia entre un mensaje electrónico y un artículo periodístico. El asunto del mensaje sería el titular del artículo, y algunos principios de redacción periodística resultan muy eficaces a la hora de redactar mensajes electrónicos.
El correo electrónico es un medio de comunicación que, a veces, está a caballo entre la informalidad de una conversación hablada (o de la mensajería instantánea) y la formalidad de una carta.
El asunto. Cuando se redacta el asunto de un mensaje, un buen consejo sería tratar al destinatario como la persona más ocupada del mundo. Queremos considerarlo como nos gustaría que lo hiciesen con nosotros, así que, par4a hacerle perder el menor tiempo posible, se recomienda redactar un asunto explícito y detallado, pero conciso (como el titular de una noticia), de modo que cuando nuestro destinatario vea la lista de mensajes pendientes, tenga claro --aún antes de abrirlo-- qué es lo que puede esperar y encontrar en nuestro mensaje.
Otra de las r4azones por la que nuestros asuntos deben ser explícitos y contener determinadas palabras es para facilitar la administración de la correspondencias y su recuperación posterior. Plantéate lo siguiente: sic dentro de cinco meses quisieras encontrar un mensaje, pero no recuerdas a quien se lo enviaste, ¿Qué palabras usarías para buscarlo en tu programa de correo? Bien, pues esas palabras (clave) deberán constar en el asunto y en el cuerpo del mensaje. Por eso el asunto también debe, en la medida de lo posible, satisfacer los interrogantes más importantes que se mencionaban antes, aunque de manera concisa.
Así pues, no es recomendable redactar asuntos genéricos, inexpresivos o poco específicos como estos:
Asunto: Hola
Asunto: La reunión.
Asunto: RE: RE: RE: Lo de ayer
Los siguientes asuntos cumplen mejor su función de informar al destinatario incluso antes de que abra el mensaje; algo que hará con predisposición para responderlo:
Asunto: Confirmado: ensayo con grupo, viernes, 10, 19:30 en local Antonio.
Asunto: Reunión de accionistas. Martes, 2 de mayo
Asunto: Envío acta reunión de vecinos. Fecha límite: martes, a las 12:15 h.
El cuerpo del mensaje. En ocasiones redactamos los mensajes como si fueran una mera transcripción de aquello que diríamos de viva voz a nuestro interlocutor:
Para: Sandra Blasco
Asunto: Lo que hablamos.
Oye, ¿nos vemos entonces para tomar algo un día con Paco?
El inconveniente que tiene esta manera de redactar es que resulta desenfadado y directo, sí, pero es extremadamente ineficiente para el remitente y el destinatario. Si ese posible encuentro se concreta, el costo de tiempo será enorme, porque conllevará un intercambio de mensajes que podrían haberse ahorrado con una simple llamada telefónica o una conversación en persona.
En este ejemplo --extrapolable va otros tipos de comunicación-- debemos preguntarnos si nuestro mensaje satisface los cinco interrogantes que definen una buena comunicación. Podríamos representarlo así:
Porqué: Deseo disfrutar de una comida con mis amigos Sandra y Paco esta semana.
Qué: Almuerzo.
Cuándo: Yo solo puedo quedar el jueves o el viernes, de 13:30 a 15:00 h.
Dónde: No me importa el sitio, pero Sandra es vegetariana. Hay varios restaurantes con carta variada, como la Cabaña o el 23.
Quién: Sandra, Paco y yo.
Cómo: Aquí sería irrelevante.
Por último, debemos redactar un asunto explícito que cumpla los requisitos que se describían más arriba. Con este esquema en mente, se puede crear un mensaje que comunique más y sea más eficiente:
Hola Paco:
Estuve hablando con Sandra y me apetece mucho que nos veamos los tres para comer y hablar. Yo tengo disponibles el jueves y el viernes, entre 1:30 y 15:00, así que podemos quedar a las 13:30 en La Cabaña (o en el 23), que tiene opciones vegetarianas, y se puede comer sin prisas.
Confírmame que podrás o llámame por teléfono.
Un abrazo.
Martín.
Cómo aumentar la frecuencia y velocidad de respuesta. Como decía antes, en ocasiones cometemos el error de redactar mientras pensamos y de pensar mientras redactamos. En el caso del correo electrónico, esto hace que se produzcan párrafos largos e inconexos:
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