Quien piensa que
el escribir es algo sencillo está muy lejos de la realidad. Si
somos conscientes de que la redacción ha de ser clara, pulcra, breve,
concreta, metódica, correcta, cortés, considerada, precisa y, sobre todo, que
consiga el fin que nos proponemos, veremos que no es tan fácil. Por ello,
cuando hablamos o escribimos debemos cuidar todos y cada uno de los elementos
que la componen, por ende, no podemos soslayar la importancia que tiene
el cuidar nuestra redacción y nuestra ortografía, pues ello da
claridad al discurso.
Una de las
comunicaciones más comunes en nuestro medio es la redacción administrativa.
Y dentro de ésta la más importante es la carta, que está
considerada como una conversación por escrito. Ante todo, tendremos en cuenta
que debemos adaptarnos a nuestro interlocutor. Aquí se impone este
sabio refrán: "Antes de hablar, piensa una vez; antes de escribir,
tres". No debemos olvidar que, pese a nuestra condición de autor, la carta
pertenece a quien la recibe y que puede hacer de ella el uso que estime
oportuno.
Es por ello por lo
que ponemos a su disposición, amables lectores, este manual de
ortografía y redacción, el cual está concebido para que adquiera
habilidades en su labor escritora. Sin embargo, es imprescindible que no
olvide que la única forma de aprender a escribir es escribiendo, y la única
forma de aprender a leer es leyendo.
Adelante pues,
espero que al finalizar este texto haya logrado comprender la importancia que
tiene dominar las normas de ortografía (acentuación,
puntuación, uso adecuado de las mayúsculas). Y además, que se decida a redactar
escritos donde prevalezca la claridad, la unidad y la coherencia.
Capítulo 2:
Al escribir, mucha
gente intenta impresionar para ello, utiliza frases largas y complicadas. De
hecho, estas oraciones no impresionan en absoluto, sino todo lo contrario. Tus
lectores no están para ponerte nota, intentan decidir si la idea o el producto
que les propones les interesa. Desean que la lectura sea fácil y directa, para
así poder concentrarse en el contenido, en vez del estilo.
En esto reside el secreto de una
buena redacción: conseguir una propuesta sencilla y fácil de leer. Tus lectores
buscan que el mensaje sea claro y sencillo. No les impresionarás con una
redacción "brillante". No olvides que si utilizas frases cortas y
sencillas, te estarán profundamente agradecidos.
Por regla general, si no empleas una
palabra en tu lenguaje diario, no la uses en la propuesta. Si no acostumbras
a decir: "Permítame que llame su atención sobre el punto antes
citado..." no lo escribas. Simplemente inicia con un: "Como ya he
mencionado antes..."
Por lo tanto la
primera regla de una buena redacción es escribir de forma sencilla:
-Párrafos cortos
-Frases cortas
-Palabras cortas.
-Párrafos cortos
-Frases cortas
-Palabras cortas.
Capítulo 3:
La carta
comercial
La carta:
-
Es una conversación por escrito.
-
Es como una tarjeta de presentación.
-
Es la más importante de todos los documentos escritos.
-
Contribuye a la buena marcha de los negocios.
-
Sirve para fortalecer de las relaciones administrativas y
profesionales.
- La carta comercial no
sólo constituye el medio más eficaz y el más usado, sino que también
una prolongación de la empresa o agencia, cuyo nombre y
prestigio llega hasta los lugares más remotos.
-
La correspondencia comercial tiene su propia personalidad: "su modo
de decir".
- El carácter
predominante de esa personalidad es el mismo que caracteriza al comercio,
es decir, el sentido de lo útil. Ha de cuidarse su estilo para conseguir una
perfecta comunicación.
- El objetivo básico de
una carta comercial es conseguir una reacción positiva en el destinatario
para hacerlo reaccionar favorable o desfavorablemente hacia quien la
escribió. Por tal motivo, en su redacción deben observarse las
características que exponemos a continuación:
Capítulo 4:
Una carta es clara cuando es de fácil
comprensión; es decir, cuando el mensaje penetra sin dificultad en la mente del
destinatario.
La claridad puede
lograrse:
- Expresándote
mediante frases cortas.
- Estar pendiente, a medida que escribes, del comienzo de la frase para continuarla con la correspondiente concordancia, especialmente con el uso de los tiempos verbales.
- Evitar vocablos ambiguos.
- No abusar del pronombre.
- Desterrar los gerundios.
- Evitar el exceso de adjetivos.
- Pensar despacio para escribir deprisa.
- Evitar las expresiones incompletas, el uso de palabras superfluas e innecesarias.
- Evitar el empleo de circunloquios o rodeos de palabras.
- Desterrar los vocablos "gastados, manoseados".
Concisión- Estar pendiente, a medida que escribes, del comienzo de la frase para continuarla con la correspondiente concordancia, especialmente con el uso de los tiempos verbales.
- Evitar vocablos ambiguos.
- No abusar del pronombre.
- Desterrar los gerundios.
- Evitar el exceso de adjetivos.
- Pensar despacio para escribir deprisa.
- Evitar las expresiones incompletas, el uso de palabras superfluas e innecesarias.
- Evitar el empleo de circunloquios o rodeos de palabras.
- Desterrar los vocablos "gastados, manoseados".
Cada frase que se
escriba debe contener ideas claras y precisas. Si se quiere que el
destinatario lea con agrado la carta, no deben usarse dos o tres palabras
cuando éstas puedan ser remplazadas por una. La oración puede ser más
larga o más corta; pero, siempre concisa.
Concisa no quiere
decir que sea breve. Concisión es la expresión de los
conceptos con la menor cantidad de palabras posibles y con la mayor
exactitud.
Si quieres lograr concisión:
- Revisa lo
que escribes.
- Elimina las
expresiones inútiles.
- Evita la repetición de ideas.
- No anuncies lo que vas a decir: Dilo.
- No te pierdas en detalles, anda directamente al asunto.
- Evita el lenguaje telegráfico, el laconismo, la excesiva literatura, la vaguedad y las aclaraciones inútiles.
- Evita la repetición de ideas.
- No anuncies lo que vas a decir: Dilo.
- No te pierdas en detalles, anda directamente al asunto.
- Evita el lenguaje telegráfico, el laconismo, la excesiva literatura, la vaguedad y las aclaraciones inútiles.
Sencillez y naturalidad
La redacción
moderna, en general, se caracteriza por la llaneza o ausencia de afectación.
Esto implica un acercamiento lógico a la naturalidad propia de la conversación,
aunque con las limitaciones inherentes al lenguaje escrito.
Coherencia
En una carta
comercial, la coherencia es la forma delicada de expresar una idea en
determinado momento. Una carta debe contener los elementos de información
necesarios para no dar ocasión a conjeturas y dificultades. Tan esencial
es la exactitud en la correspondencia comercial, que muchas ventas, convenios y
operaciones distintas se malogran por la imprecisión, vaguedad y confusión de
lo expuesto en cartas y documentos.
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