PROCESO ADMINISTRATIVO: ORGANIZACIÓN.
Desde siempre, el ser
humano ha estado consiente de que la obtención de eficiencia solo es posible a
través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que
forman parte del grupo social; esta actividad corresponde a la etapa del
proceso administrativo denominada organización.
Una vez que se ha
establecido lo que se quiere hacer, dicho de otra manera: los objetivos a
alcanzar durante la etapa de planeación, será necesario determinar cómo hacerlo,
qué medidas utilizar para lograr lo que se desea; esto solo es posible a través
de la organización.
La palabra
organización tiene tres acepciones: una etimológica que proviene del griego
organón que significa instrumento; otra que se refiere a la organización como
una entidad o grupo social; y otra más que se refiere a la organización como un
proceso.
Si se analizan estos
significados de puede concluir que, en esencia, las tres involucran la idea de
una estructura, aunque con diferentes implicaciones; la organización es a la
empresa lo que la estructura a un edificio en construcción, ya que establece la
disposición y correlación de tareas que el grupo social debe llevar a cabo para
lograr sus objetivos, proveyendo la estructura necesaria a fin de coordinar
eficazmente los recursos.
La organización se
puede definir como el establecimiento de la estructura necesarios para la
sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de
jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de
poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
Los fundamentos
básicos que demuestran la importancia de la organización son:
1.
Es
de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la
empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión,
contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad
de efectuar cambios en la organización.
2.
Es
un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos
del grupo social.
3.
Suministra
los métodos para que se puedan desdeñar las actividades eficientemente, con un
mínimo de esfuerzos.
4.
Evita
la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
5.
Reduce
o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.
Existen nueve
principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional,
se encuentran íntimamente relacionados, y son:
Del objetivo,
especialización, jerarquía, paridad de autoridad y responsabilidad, unidad de
mando, difusión, amplitud o tramo de control, de la coordinación y continuidad.
Las etapas de
organización son: división del trabajo, es la separación y delimitación de las
actividades, con el fin de realizar una función con la muro precisión,
eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y
perfeccionamiento en el trabajo. Para dividirlo es necesario seguir una
secuencia que abarca las siguientes etapas: Jerarquización,
departamentalización (sus tipos: funcional, por productos, geográfica o por
territorios, clientes, por procesos o equipo, secuencia)
Coordinación, nace de
la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar
eficientemente una tarea.
Los tipos de
organización más usuales son: Lineal o militar, funcional o de Taylor,
lineo-funcional, staff, por comités, matricial.
Técnicas de
organización. Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una
organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y
aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Las principales
son: organigramas, manuales, formato e índice de los manuales, manuales de
organización, manuales departamentales, interdepartamentales, diagramas de
procedimiento o de flujo, simbología, secuencia para elaborar un diagrama de
procedimiento, carta de distribución del trabajo o de actividades, formulación,
análisis de puesto.
Esta es la segunda
etapa dentro del proceso administrativo y como cualquiera de las otras tres es
importante para el buen funcionamiento de una empresa o ente gubernamental.
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