Proceso administrativo: El control.

PROCESO ADMINISTRATIVO: EL CONTROL.

 

El control es una etapa esencial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

 

Antiguamente, se ha concebido el control como una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecución de los planes, una vez que han sucedido. De tal manera vista, esta etapa se percibe como un método que reprime y presiona a los individuos de la organización, que establece límites arbitrarios para la actuación, y que comprende solamente hechos pasados o históricos.

 

Lo anterior es equivocado, ya que el control bien aplicado es dinámico, promueve las potencialidades de los individuos y, más que histórico, su carácter es pronóstico, ya que sirve para recursos de la empresa, siendo su principal propósito, prever y corregir errores, y no solamente registrarlos.

 

Por lo que se puede definir como la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

 

El control es de vital importancia porque:

            1 Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

            2 Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

            3 Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

            4 Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

            5 Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

            6 Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

            7 Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

 

La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios: Equilibrio, de los objetivos, de la oportunidad, de las desviaciones de la costeabilidad, de excepción, de la función controlada.

 

Las etapas del control son: establecimiento de estándares, un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Hay tres métodos para establecerlos: estadísticos, fijados por apreciación y técnicamente elaborados.

 

Medición de resultados, consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.

 

Corrección, la utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares.

 

Retroalimentación, es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.

 

Implantación de un sistema de control, debe reunir las siguientes características: reflejar la naturaleza de la estructura organizacional, oportunidad, accesibilidad, ubicación estratégica.

 

Los factores que comprende el control son: Cantidad, tiempo, costo y calidad. Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último, cualitativo.

 

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo clasificarse en: control preliminar, control concurrente y control posterior.

 

El control, para que sea más efectivo y real, debe realizarse por áreas funcionales, esto puede ser: control de producción, de calidad, de inventarios (materias primas, materiales en proceso, productos terminados, partes de la maquinaria y/o herramientas), de compras, de mercadotecnia, de ventas, de finanzas, presupuestal, contable, costos, auditoría, de recursos humanos, etcétera.

 

Las técnicas de control, son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control. Algunas pueden ser: Sistemas de información, gráficas y/o diagramas, estudio de métodos, métodos cuantitativos, control interno/programas.

 

Finalmente, es muy frecuente escuchar la frase control interno, este se refiere a la aplicación de los principios de control a todo funcionamiento de la organización; sus propósitos básicos son: La obtención de información correcta y segura; la protección de los activos de la empresa y la promoción de la eficiencia en la operación.

 

Éste, no solo sirve para evitar fraudes, sino para optimizar el manejo de todos los recursos a través de la disminución de desperdicios, aprovechamiento del tiempo y del establecimiento de políticas de operación adecuadas, comprobación de la exactitud de la información, establecimiento de sistemas de protección contra pérdidas, etcétera.

 

·         Analista.